มีการกระตุ้นให้ล้าง? เริ่มต้นด้วยไฟล์ของคุณ

มีการกระตุ้นให้ล้าง? เริ่มต้นด้วยไฟล์ของคุณ
คุณกำลังอ่านหนังสือ Middle East ซึ่งเป็นแฟรนไชส์ระดับนานาชาติ มี กระดาษมากเกินไปและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์? มันดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นมากกว่าการลดลง? นโยบายการเก็บรักษาเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญในทุก บริษัท เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงสิ่งที่เอกสารควรจะประหยัดและนานเท่าใด นอกจากนี้ยังเป็นแนวทางที่ดีในการช่วยคุณจัดเก็บสำเนาเอกสารที่แข็งและอ่อนนุ่มและทำลายเอกสารเหล่านี้ด้วย ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อช่วยในการล้างข้อมูลไฟล์และประหยัดเวลาทุกสัปดาห์เมื่อคุณได้รับการจัดเก็บ: 1.

คุณกำลังอ่านหนังสือ Middle East ซึ่งเป็นแฟรนไชส์ระดับนานาชาติ

มี กระดาษมากเกินไปและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์? มันดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นมากกว่าการลดลง? นโยบายการเก็บรักษาเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญในทุก บริษัท เพื่อให้พนักงานตระหนักถึงสิ่งที่เอกสารควรจะประหยัดและนานเท่าใด นอกจากนี้ยังเป็นแนวทางที่ดีในการช่วยคุณจัดเก็บสำเนาเอกสารที่แข็งและอ่อนนุ่มและทำลายเอกสารเหล่านี้ด้วย ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อช่วยในการล้างข้อมูลไฟล์และประหยัดเวลาทุกสัปดาห์เมื่อคุณได้รับการจัดเก็บ:

1. สร้างระบบจัดเก็บ สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณที่สะท้อนภาพกระดาษที่คุณมีไว้สำหรับกระดาษ

2. จัดเรียงข้อมูลไฟล์และล้าง ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างสม่ำเสมอตลอดจนไฟล์กระดาษของคุณ

3. เก็บดัชนีแฟ้ม (รายการหลักของชื่อไฟล์ ) ถ้าเป็นไปได้ให้สร้างฐานข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการป้อนข้อมูลและค้นหา ตรวจสอบดัชนีก่อนที่จะสร้างไฟล์ใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำและใช้ในการตัดสินใจเลือกตำแหน่งที่จะวางเอกสารใหม่

4. โปรดดูที่นโยบายการเก็บรักษาเอกสารของ บริษัท สำหรับคำแนะนำในการเก็บข้อมูล เอกสาร

5. เก็บเอกสารล่าสุดไว้ที่ด้านหน้าของแฟ้ม เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดข้อมูลปัจจุบันจะอยู่ด้านบน

เครดิตภาพ: Shutterstock

6. เมื่อคุณได้รับเอกสารหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โปรดจดจำ F.A.T.- ไฟล์พระราชบัญญัติและโยน ทำเช่นนี้ทันทีที่คุณได้รับเอกสาร

7. จัดสรรสัปดาห์ละ 30 นาที (ช่วงกลางสัปดาห์ดีที่สุด) ถึง เก็บเอกสารของคุณไว้ห่างจาก

8. หากคุณมีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารและ ถ้าคุณไม่ต้องการสำเนาเอกสารให้ฉีกทันที

9. อย่าฉีกเอกสารทางกฎหมายการตรวจสอบและการเงินโดยไม่ต้อง คุยกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ก่อน