11 กลยุทธ์ในการเปลี่ยนวิธีที่คุณใช้อีเมล์

11 กลยุทธ์ในการเปลี่ยนวิธีที่คุณใช้อีเมล์
การจัดการอีเมลอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ มันสามารถขโมยเวลาจากงานสำคัญ ๆ และทำให้สมองของคุณน่าเบื่อ ผลการศึกษาจาก University of London พบว่าผู้ที่ตรวจสอบ e-mail อยู่ตลอดเวลาจะเห็น IQ ลดลง 10 คะแนนซึ่งเป็นอัตราการลดลงอย่างมากจากการสูบบุหรี่ ไม่เพียงแค่นั้นธุรกิจที่คาดการณ์ไว้บางแห่งอาจเสียเงินได้ถึง 650 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากมีการถ่วงกล่องจดหมายที่ไม่จำเป็น ดังนั้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกันการสูญเสียเวลานี้เงินและพลังสมอง?

การจัดการอีเมลอาจเป็นงานที่น่าเบื่อ มันสามารถขโมยเวลาจากงานสำคัญ ๆ และทำให้สมองของคุณน่าเบื่อ ผลการศึกษาจาก University of London พบว่าผู้ที่ตรวจสอบ e-mail อยู่ตลอดเวลาจะเห็น IQ ลดลง 10 คะแนนซึ่งเป็นอัตราการลดลงอย่างมากจากการสูบบุหรี่ ไม่เพียงแค่นั้นธุรกิจที่คาดการณ์ไว้บางแห่งอาจเสียเงินได้ถึง 650 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากมีการถ่วงกล่องจดหมายที่ไม่จำเป็น ดังนั้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกันการสูญเสียเวลานี้เงินและพลังสมอง? นี่คือกลยุทธ์ที่จะเอาชนะการควบคุมได้ 11 ข้อ

1. ใช้เวลาสั้น ๆ เขียนการตอบกลับเทมเพลตที่สามารถอัปเดตได้อย่างง่ายดายเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น Google Labs มีตัวเลือกเรียกว่า "การตอบสนองที่ได้รับการจัดส่งไว้" หากต้องการสร้างการตอบกลับแบบกระป๋องที่เหมาะกับคุณให้คิดว่า "จะมีคนถามคำถามนี้อีก" เมื่อคุณเขียนอีเมลใด ๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตบางรายสามารถบันทึกข้อมูลเหล่านี้เป็นลายเซ็นที่สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่ออฟฟิศหรือบนท้องถนน
อ่านเพิ่มเติม: 6 เคล็ดลับที่ได้รับการทดสอบโดย Battle เพื่อยุติการใช้งานเกินพิกัดทางอีเมล

2. เขียนหัวเรื่องที่ดีขึ้น เพิ่มคำกริยาลงในบรรทัดหัวเรื่อง - ยืนยันหารือทบทวนเพื่อช่วยให้ผู้รับเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องทำได้ดีขึ้น กลวิธีนี้จะช่วยกระตุ้นการดำเนินการและทำให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายได้เมื่อคุณเขียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการค้นหานั้นง่าย ถามตัวเอง: บรรทัดหัวเรื่องนี้มีคำสำคัญที่คุณต้องการค้นหาในอนาคตหรือไม่?
อ่านเพิ่มเติม: กำหนดเป้าหมายการตอบอีเมลที่ดีขึ้นด้วยการตั้งค่ากะพริบใจ
3. ให้มันง่าย ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต Jason Womack แนะนำให้คุณเก็บอีเมลไว้ในหัวข้อเดียว เขาตอบว่าคนตอบเฉพาะเมื่อพวกเขามีคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดที่พวกเขาได้รับถามเพื่อให้อีเมลที่ง่ายขึ้นสามารถช่วยให้การตอบสนองเร็วขึ้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการรับอีเมลเหล่านี้กลับ

4. เวทมนตร์ห้าประโยค - อีเมล อีเมลที่มีประสิทธิภาพจะตอบคำถามเหล่านี้ - คุณคือใคร? คุณต้องการอะไร? ทำไมคุณถาม? ทำไมฉันควรจะช่วย? อะไรต่อไป? ถ้าทำได้ให้ลองจดโน้ตของคุณไว้ 5 ประโยคหรือสามหรือสี่บท การ จำกัด ตัวเองจะช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญ
ที่เกี่ยวข้อง: Product Lifesaver: The 5-Sentence Email

5. กำหนดเวลา ปิดการแจ้งเตือนเพื่อดูว่าคุณทำอะไรดีมากเมื่อไม่ได้ดูกล่องจดหมายของคุณอยู่ตลอดเวลา และตั้งเวลาถ่ายภาพ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้คุณตรวจสอบอีเมลเพียง 2-4 ครั้งต่อวันอ่านอีเมลเพียง 45 นาทีเซสชัน
ที่เกี่ยวข้อง: เชื่อง E-mail Beast

6. BCC Yourself. ต้องการติดตามการติดตามของคุณหรือไม่? ลองพิจารณา BCC ด้วยตัวคุณเองในอีเมลเหล่านั้นจากนั้นย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุว่า & ติดตามผล & rdquo; ตรวจสอบเฉพาะโฟลเดอร์นี้แทนกล่องจดหมายเพื่อให้อยู่ด้านบนของงานที่คุณต้องทำเพื่อไม่ให้เกิดความว้าวุ่นใจ
Related: วิธีใช้ BCC เพื่อจัดระเบียบอีเมลของคุณ
7. ข้อความแชทหรือโทรแทน
เมื่อการสนทนานำไปสู่อีเมลมากกว่าสองฉบับให้รับโทรศัพท์หรือรับการแชทให้หมายเลขของคุณเพื่อชี้คนที่คุณไว้วางใจให้ส่งข้อความเร่งด่วนโดยเฉพาะถ้า คุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศ
อ่านเพิ่มเติม: Gmail Hacks ให้คะแนนธุรกิจของคุณเพิ่มประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้อง: เมื่อการโทรติดต่อกับอีเมล์เมื่อไร

8. ฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานของคุณ ถ้าการสนทนาถูกตัดสินให้เขียน "no reply required" เพื่อป้องกันอีเมลในกล่องของคุณมากขึ้น ความเครียดที่เจ้าหน้าที่ไม่ควรรู้สึกว่าต้องตอบจดหมายเมื่อไม่สามารถตอบคำถามได้ดีที่สุด
ที่เกี่ยวข้อง: เชื่อง E-mail Beast

9 อย่าตอบกลับ . ตอบเฉพาะเมื่อจำเป็นและไม่ต้องจัดการกับอีเมลที่ไม่เร่งด่วนก่อน และอย่าตอบถ้า 'ถาม' ไม่ชัดเจน คุณไม่ควรเสียเวลาพยายามทำความเข้าใจคำขอที่ไม่คิดดีว่าควรเริ่มต้นด้วย
Related: เทคโนโลยีฆ่าผลผลิตของคุณหรือไม่?

10. ทำให้ทุกอย่างอัตโนมัติ ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่ไม่พึงประสงค์นำผู้อื่นไปที่โฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติและย้ายสิ่งที่คุณไม่ต้องการได้ทันทีเพื่อเก็บถาวร ใช้เครื่องมือต่างๆเช่นปฏิทิน Google เพื่อกำหนดตารางการประชุมช่วยลดความจำเป็นในการไม่มีที่สิ้นสุดเมื่อคุณว่าง & rdquo; กลุ่มอีเมลล์
เคล็ดลับการผลิตที่ยอดเยี่ยมเพื่อสร้างความสำเร็จในสัปดาห์ของคุณ

11. ระวังระงับ เก็บเฉพาะอีเมลสองรูปแบบในกล่องจดหมายของคุณ: เฉพาะตัวที่คุณยังไม่ได้อ่านและสิ่งที่คุณต้องการในทันที คุณสามารถเน้นเฉพาะข้อความที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณกำลังทำงานตอนนี้
ที่เกี่ยวข้อง: 5 เทคนิคในการควบคุมกล่องจดหมายอีเมลที่ล้นของคุณ